Digitalización de documentos ¿Tendencia pasajera o necesidad ?

Mucho se ha hablado que la digitalización de documentos es un servicio que sólo es necesario para grandes negocios que tienen una gran cantidad de documentos que gestionar, y que las micro, pequeñas y medianas empresas pueden seguir evitando. Pero esto es una total falsedad.

La digitalización de documentos ofrece una ventaja única para cualquiera que haga uso de esta herramienta: La optimización de tus recursos. Pero ¿qué quiere decir esto? Significa que a través de digitalizar documentos estás invirtiendo en un respaldo de todos aquellos documentos que sean indispensables para tu negocio: nóminas, lista de proveedores, listas de clientes, pagos gubernamentales, recibos bancarios, expedientes médicos. Prácticamente cualquier empresa que puedas pensar, incluso la más pequeña necesita tener certeza de que pueden recurrir a estos documentos cuando sea necesario. Con esto, queda demostrado que la digitalización de documentos ofrece seguridad en el resguardo de aquellos que necesitas.

Además, al utilizar esta estrategia, los costos de compra de papelería, impresiones, cartuchos de tinta, impresoras, fotocopiadoras y demás, disminuyen drásticamente, porque ya no los necesitas más, o al menos no en la misma medida. Con esto, consecuentemente, menos personal es requerido para esas actividades, lo cual te permite disponer de ellos para emplearnos en alguna otra actividad más productiva y relacionada de manera más estrecha con el producto o servicio que ofreces en el mercado. Todo esto ahorra los tiempos de tus procesos administrativos. No conozco una sola empresa que considere que ahorrar, aumentar la eficiencia y mejorar los tiempos no son una prioridad.

Quizá pudiera pensarse que la utilización de plataformas digitales para reemplazar ciertos procesos que anteriormente eran plasmados en papel y tinta es una tendencia. Ciertamente lo es. Pero es importante tener presente que esta tendencia no es pasajera, sino continua y nos encamina a la modernización de nuestro sector y, por ende, a la disminución de nuestros gastos y a la mejora de nuestra rentabilidad empresarial. Todos queremos invertir en estrategias que mejoren la competitividad de nuestro negocio ,y ciertamente la digitalización de documentos ha demostrado contundentemente que sus resultados ofrecen beneficios concretos en el corto, mediano y largo plazo.