No creerás el ahorro que genera el digitalizar documentos

La digitalización de documentos y la correcta gestión de los mismos es un proyecto que pese a la inversión inicial que requiere ofrece todo tipo de beneficios para las empresas privadas e institucionesque optan por estrategias digitales para administrar su información interna. Los resultados no sólo se ven reflejados en el facilitamiento de los procesos y la disminución del tiempo destinado a los mismos, sino que también ofrece resultados concretos referente al ahorro en gastos operativos.

Acorde con un estudio realizado por la Junta de Andalucía en España, después de dos años implementando el proyecto de digitalización de documentos en distintas oficinas regionales gubernamentales éstas se han ahorrado más del 25% en gastos sólo de impresión y fotocopias.

La inversión que se lleva a cabo para contar con la infraestructura necesaria para ejecutar los procesos de digitalización de manera interna, generalmente son complicados para pequeñas y medianas empresas. No obstante, existen empresas especializadas en este rubro, que ofrecen el mismo porcentaje de ahorro al ser contratados, sin que el negocio inicial tenga que invertir en esta moderna maquinaria.

En otras palabras, tras la subcontratación de empresas especializadas en la digitalización y gestión de documentos tu negocio puede gozar de los beneficios sin invertir grandes cantidades difícilmente costeables para algunos propietarios. En este sentido, los proyectos de digitalización en manos de expertos te siguen ofreciendo al mediano plazo resultados concretos en ahorro de impresiones y fotocopias.

Finalmente, podemos concluir que la introducción de la tecnología en las finanzas de nuestra empresa conlleva a una serie de beneficios que se ven reflejados siempre en la reducción de costos, la agilización de procesos y, por lo tanto, el incremento en la utilidad empresarial. Por lo que podemos observar, digitalizar documentos a través de empresas subcontratadas y expertas incluso nos permite evitar el obstáculo de la inversión en la maquinaria necesaria para incrustarnos en este nuevo modelo de negocio digital. El acceso a este proyecto está al alcance de todos los bolsillos y los beneficios en tu negocio son siempre observables. ¿Qué estás esperando para sumarte al proyecto digital?

 

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Digitalización de documentos ¿Tendencia pasajera o necesidad ?

Mucho se ha hablado que la digitalización de documentos es un servicio que sólo es necesario para grandes negocios que tienen una gran cantidad de documentos que gestionar, y que las micro, pequeñas y medianas empresas pueden seguir evitando. Pero esto es una total falsedad.

La digitalización de documentos ofrece una ventaja única para cualquiera que haga uso de esta herramienta: La optimización de tus recursos. Pero ¿qué quiere decir esto? Significa que a través de digitalizar documentos estás invirtiendo en un respaldo de todos aquellos documentos que sean indispensables para tu negocio: nóminas, lista de proveedores, listas de clientes, pagos gubernamentales, recibos bancarios, expedientes médicos. Prácticamente cualquier empresa que puedas pensar, incluso la más pequeña necesita tener certeza de que pueden recurrir a estos documentos cuando sea necesario. Con esto, queda demostrado que la digitalización de documentos ofrece seguridad en el resguardo de aquellos que necesitas.

Además, al utilizar esta estrategia, los costos de compra de papelería, impresiones, cartuchos de tinta, impresoras, fotocopiadoras y demás, disminuyen drásticamente, porque ya no los necesitas más, o al menos no en la misma medida. Con esto, consecuentemente, menos personal es requerido para esas actividades, lo cual te permite disponer de ellos para emplearnos en alguna otra actividad más productiva y relacionada de manera más estrecha con el producto o servicio que ofreces en el mercado. Todo esto ahorra los tiempos de tus procesos administrativos. No conozco una sola empresa que considere que ahorrar, aumentar la eficiencia y mejorar los tiempos no son una prioridad.

Quizá pudiera pensarse que la utilización de plataformas digitales para reemplazar ciertos procesos que anteriormente eran plasmados en papel y tinta es una tendencia. Ciertamente lo es. Pero es importante tener presente que esta tendencia no es pasajera, sino continua y nos encamina a la modernización de nuestro sector y, por ende, a la disminución de nuestros gastos y a la mejora de nuestra rentabilidad empresarial. Todos queremos invertir en estrategias que mejoren la competitividad de nuestro negocio ,y ciertamente la digitalización de documentos ha demostrado contundentemente que sus resultados ofrecen beneficios concretos en el corto, mediano y largo plazo.

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Parámetros legales en la digitalización de documentos

En reiteradas ocasiones hemos hablado sobre los muchos beneficios que se obtienen al comenzar a digitalizar documentos que anteriormente solo tenían un respaldo físico. Sin embargo, es importante destacar que distintos esfuerzos gubernamentales en los años previos han comenzado ha impulsar iniciativas que incentivan la utilización de estos medios digitales para la conservación de documentos. Este hecho histórico, también invita al sector privado para que siga sus pautas.

Como parte de esta nueva era en legislación sobre materia digital, durante los últimos meses del año 2017, el Senado de la República aprobó de manera unánime la Ley General de Archivos con el propósito de fomentar el respaldo de archivos privados que tuvieran relevancia histórica, cultural y científica para México. De esta manera, se comienza una etapa para la correcta regulación del uso de tecnologías digitales que puedan mejorar la administración de los archivos, logrando consecuentemente, reducir el número de fallas en los procesos y trámites gubernamentales debido a pérdidas de documentos, ausencia temporal de los mismos o riesgo elevado en su transportación a otro lugar.

La cada vez más frecuente legislación sobre el uso de estrategias digitales para mejorar la gestión de documentos en el sector público y privado en México forma parte de un reto histórico para incrustar a nuestro país de manera plena en la era digital. Un ejemplo de ello, son los avances en la demanda de procesos digitales en materia de comercio internacional derivado de esta misma legislación que, claramente crea una estrecha relación entre entidades públicas y privadas, en donde la digitalización de documentos es un elemento no sólo esencial sino también obligatorio para la ejecución y transparencia de estas transacciones.

En este sentido, es crucial que las micro, pequeñas y medianas empresas asuman este reto completamente y comiencen la moderización de su administración interna de documentos, que finalmente tendrá una repercusión directa en la optimización de sus procesos, el ahorro de costos por insumos de papelería e impresiones, así como la disminución de tiempos dedicados a tareas tediosas y prolongadas.

Estos parámetros legales para la digitalización de documentos en aspectos gubernamentales finalmente permean en las actividades económicas del sector privado como una oportunidad para, sencillamente, hacer más fáciles y seguros, trámites que antes no lo eran.shutterstock_572148022

Dime cuántos árboles cuidas y te diré quien eres. La digitalización de documentos en el cuidado del medio ambiente

Acciones cotidianas y además diarias como la impresión de documentos o las fotocopias de los mismos significan a la larga, una fuente de gastos que una empresa debe de solventar. Pero no sólo eso. Es bien sabido que estas acciones también tienen un impacto directo en el medio ambiente. No hay que olvidarnos que la materia prima del papel es precisamente el árbol y el consumo excesivo de éste tiene una clara repercusión negativa en el ecosistema y por lo tanto en la conservación de nuestro  planeta.

La digitalización de documentos ha demostrado una y otra vez que es una excelente herramienta para incrementar la productividad de tu negocio al hacer más eficiente tu sistema de gestión interna de documentos y además en incrementar los ahorros en tiempo y gastos, precisamente en actividades referentes a las impresiones, fotocopias y conservación física de documentos. Pero, además de lo anterior, la digitalización de documentos destaca como una estrategia que consigue un uso eficiente de los recursos digitales que permiten alcanzar un equilibrio entre el valor económico, social y medioambiental.

Lo anterior no significa que si comienzas a utilizar esta estrategia digital de conservación y gestión de documentos automáticamente vas a detener el calentamiento global, sin embargo, es una realidad que sí nos permite ahorrar recursos como el papel y aquellos que giran en torno a las tintas de impresión y demás equipo, con lo cual se contribuye directamente al cuidado del medio ambiente.

Es decir, la digitalización de tus archivos en papel potencialmente posiciona a tu negocio como una empresa responsable, eficiente y sostenible en el largo plazo, lo cual puede tener repercusiones positivas en el clima laboral y, por si fuera poco, en la potencial  atracción de clientes interesados en el desarrollo sostenible, sin descuidar la calidad de tu servicio.

La digitalización no es el único camino pero sí uno indispensable para alcanzar la sostenibilidad empresarial en tu negocio, de manera que puedas optimizar tu gestión interna de documentos, incrementar tu efectividad referente al servicio ofertado y contribuir a la preservación del medio ambiente, todo esto sin poner el riesgo el desarrollo sostenible de tu organización.

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7 razones por las cuales apostar a la digitalización de documentos

Es increíble escuchar cómo todavía algunas personas argumentan que digitalizar documentos es un lujo y que realmente no tienen ningún tipo de beneficio con respecto al modelo utilizado “actualmente” basado papel y tinta, impresiones y fotocopias. Es por eso que trataremos de mencionar los 7 beneficios más notorios que cualquier empresario, chico o grande, adquiere al sumarse al proyecto digitalizador de documentos.

Comencemos por lo más básico. En primer lugar, 1) ahorras tiempo, al no tener que estar acudiendo a los casilleros a buscar documento tras documento y localizando rápidamente en la carpeta electrónica. Esto nos lleva a las siguientes dos ventajas: 2) siempre tienes los documentos localizados y 3) ahorras espacio en tu campo de trabajo. Aquellos archivadores llenos de reportes en donde es imposible encontrar el documento que necesitan, ahora quedan sintetizados en un archivo digital, rastreable solo al escribir el título del documento.

Por otro lado, la digitalización de tus documentos también te da la oportunidad de 4) optimizar tus registros, es decir, el proceso ahora es muy sencillo en cuestión de tiempo. Además una de las más importantes ventajas es que la digitalización de documentos te ofrece 5) seguridad y respaldo en caso de algún siniestro suceda, como un incendio, un terremoto o una inundación, en donde tu negocio pudiera verse afectado físicamente, tu documentación previamente digitalizada se encontraría a salvo en servidores fuera de la oficina o en línea.

Digitalizar tus documentos es práctico. Contrario a lo que recurrentemente puede pasar, mantener tus documentos en una nube online te proporciona la ventaja de la 6) accesibilidad en donde quiera que te encuentres, de manera que evitará que puedas olvidar algún documento importante para alguna reunión o proceso burocrático de importancia.

Todos estas ventajas finalmente, terminan reduciéndose a uno sóla: 7) ahorras dinero. Si disminuyes tiempos, optimizas tu gestión de documentos, evitas gastos de impresión de documentos y compra de insumos, además evitas gastos burocráticos en recuperación de documentos oficiales o en el taxi para volver a tu casa por el documento que olvidaste, terminas ahorrando dinero. Y no hay una empresa en el mundo que no le interese ahorrarse unos cuantos centavos. ¿Qué mejor que ahorrar al mismo tiempo que optimizas tu empresa?shutterstock_538414810 (1).jpg

¿Cómo ayuda la digitalización de documentos a tu empresa?

Las personas que tienen experiencia trabajando en empresas entienden no sólo lo elemental sino también lo importante que es tener todos los documentos en orden, en regla, presentables y localizables en caso de ser requeridos, de manera que podamos evitar de la mejor vía posible la pérdida de información valiosa que pueda desacreditarnos como una empresa seria ante alguna institución pública o algún cliente.

Básicamente, se entiende que esta práctica es un factor clave para el éxito o no, de cualquier empresa. El orden siempre siempre tiene que ser ley, por lo tanto, la gestión documental deberá siempre mejorar la actividad empresarial para incrementar ganancias en nuestro negocio, y no ganar sólo dolores de cabezas acomodando las cosas.

Con lo anterior buscamos dejar en claro que es imprescindible contar con un sistema de organización documental que nos ayude a tener las cuentas claras y un respaldo accesible de las actividades efectuadas dentro de nuestra empresa y así, ahorrar costos innecesarios o pérdida de tiempo e incluso de información.

Una correcta gestión de los documentos de una empresa moderna y exitosa consiste en la digitalización y categorización de los documentos más importantes. Este es sólo un primer paso, sin embargo, es crucial que este patrón continúe, de manera que para cuando cualquier empleado busque un documento no se tome mucho tiempo escarbando dentro de un archivero empolvado y viejo. Caso contrario, una correcta gestión documental nos pone a sólo un click de distancia del documento que estamos buscando.

Este sistema no debería de ser un problema, sino más bien debe solucionar los mayores problemas posibles. La digitalización de documentos ayuda a que tu empresa siempre tenga su documentación importante segura, respaldada y al alcance de las personas pertinentes de manera instantánea. Por lo tanto, si todavía utilizas el arcaico modelo de negocios que depende enteramente de papel y tinta, es importante que consultes a los expertos que te puedan ayudar a diseñar un esquema digital que cumpla con tus necesidades y con las normas especificadas por las instancias de gobierno correspondiente.

La era digital ha llegado para quedarse y la mejor manera de afrontar esta nueva realidad es aprehendiendo los aspectos positivos y utilizar las tecnologías al alcance para simplificar los procesos tediosos que en antaño te tomarían al menos un par de horas en solucionar. shutterstock_622188044

Ventajas de contratar una empresa especializada para digitalizar tus documentos.

Cada vez son más las empresas que deciden preservar y administrar su documentación de manera digital. Las ventajas de la digitalización de documentos son múltiples; desde garantizar que tus documentos se conservarán por mucho más tiempo, hasta el fácil manejo de los mismos, incrementando así la productividad de las empresas.

Sin embargo, llevar a cabo el proceso de digitalizar todos los documentos de una empresa puede ser un proceso largo y tedioso, o incluso desconocido, especialmente para las micro y pequeñas empresas, por lo que la opción de contratar una empresa especializada en la digitalización puede ser una opción mucho más sencilla y económica.

Aquí las principales razones.

Digitalizar los documentos por tu cuenta genera una inversión financiera considerable, ya que se debe invertir en equipo especializado que tal vez no se use con frecuencia o no se necesite a largo plazo.

De igual manera se debe invertir en personal especializado en el proceso; ya sea contratando empleados previamente  capacitados, o capacitando personas que ya formen parte de la empresa. Ambas implican una inversión tanto de tiempo como de dinero, no sólo en la capacitación sino en el tiempo que lleve realizar el proceso de digitalización, limitando considerablemente la productividad de las empresas.

Por medio de una empresa especializada, sólo deberás considerar el costo de la digitalización de los documentos, ahorrando en equipo y personal, por lo que la inversión en este rubro es temporal.

Otro aspecto de suma importancia es el riesgo que implica el proceso. Durante este pueden darse diversos contratiempos como la falla de equipo, problemas de red, errores por parte de personal mal capacitado, etc. Todo esto retrasa el proceso y genera pérdidas importantes para las empresas.

Por el contrario, contar con los servicios de una empresa especializada brinda una garantía de que el proceso se realizará correctamente, en tiempo y forma. Absorbiendo así todo riesgo tecnológico y humano.